Koniec ery Excela. Jak KSeF prowadzi firmy ku cyfryzacji

Myślę, że zmiana jest bardziej pozytywna, choć odpowiedź zależy od tego, kogo zapytamy. Firmy odczuwają skutki wprowadzenia systemu w różny sposób. W Polsce dominuje sektor mikroprzedsiębiorstw i jednoosobowych działalności gospodarczych. Z ich perspektywy korzyści płynące z cyfryzacji, automatyzacji i odejścia od papieru są stosunkowo małe w stosunku do skali operacji. Dla małych podmiotów system wydaje się przede wszystkim bardziej formalny i narzucający określony sposób działania. Jeśli jednak zapytamy większe firmy – takie, które przetwarzają kilka tysięcy faktur miesięcznie i zatrudniają powyżej 50 pracowników – sytuacja wygląda inaczej. Tam cyfryzacja jest koniecznością i realną przewagą technologiczną oraz konkurencyjną. Dla nich KSeF to logiczny krok w cyfryzacji relacji B2B.

Obejrzyj podcast - kliknij poniżej!

Bez wątpienia jest to system centralny, dzięki któremu państwo może dowiedzieć się jak najwięcej o przedsiębiorcach. Czy to dobrze? Z punktu widzenia uczciwego, wzorcowego podatnika – tak. KSeF jest częścią szerszej inicjatywy europejskiej, a jednym z jego głównych celów jest likwidacja szarej strefy. Aby zrobić to skutecznie, takie systemy są niezbędne. Polska implementacja poszła jednak bardzo szeroko. Porównując nas do Włoch, Francji, Niemiec czy Rumunii, nasz fiskus wie o nas zdecydowanie więcej niż aparat państwowy w innych krajach UE. Unia nie narzuciła jednolitego wzorca, więc każde państwo decydowało o kształcie e-faktury samodzielnie. Czas pokaże, czy tak głęboka ingerencja wyjdzie nam na dobre.

W oficjalnej narracji – tak. Jednak polski przedsiębiorca doskonale wie, że nasze przepisy są skomplikowane i często wzajemnie się wykluczają. Czasami po prostu nie wiadomo, którą interpretację wybrać, bo to, co dziś jest akceptowane, jutro może stać się wykroczeniem fiskalnym. Złożoność systemu dobrze obrazuje struktura pliku XML faktury. Może on mieć nawet 500 pól opisowych. To pokazuje ogrom wyjątków i sytuacji, które przewiduje polskie prawo. To skomplikowany mechanizm, wymagający od firm specjalizacji w dziedzinie, która nie jest ich podstawową działalnością.

Przede wszystkim szybkość. Odchodzimy od papieru i PDF-ów, które choć cyfrowe, były nieuporządkowane. Każda firma miała własny standard, a przesyłka mailowa była trudna do automatyzacji. KSeF to centralny serwer, który nadaje dokumentowi moc urzędową w czasie rzeczywistym. Dokument dociera do kontrahenta natychmiast. Dla dużych firm to krytyczne, ale małe podmioty też zyskują – chociażby budując bazę danych, w której łatwo wyszukać transakcję sprzed lat, sprawdzić gwarancję czy powtórzyć zamówienie. To także ogromna oszczędność czasu. Szacuje się, że o ile księgowy jest w stanie przetworzyć ręcznie około tysiąca faktur miesięcznie, o tyle przy automatyzacji ta wydajność rośnie pięcio-, a nawet sześciokrotnie.

Zabierze pracę powtarzalną, a w wariancie pozytywnym pozwoli zwiększyć skalę działania bez konieczności zatrudniania nowych osób. Działy IT czy księgowości, które dotychczas pełniły funkcje poboczne, staną się realnym wsparciem biznesu. Mówi się, że wojen nie wygrywa się na polu bitwy, ale logistyką i zapleczem. W biznesie jest podobnie – sprawne zaplecze IT i HR pozwala spełniać wymogi compliance i budować przewagę.

Raportowanie i analityka. Duże firmy zawsze musiały raportować, ale wcześniej pozyskiwały dane z rozproszonych źródeł, papierów i PDF-ów, co niosło ryzyko błędów. KSeF gwarantuje, że dane są wprowadzane bezbłędnie i w czasie rzeczywistym. Nie trzeba już czekać półtora miesiąca na zamknięcie okresu przez księgowość, by dowiedzieć się, co wydarzyło się w firmie. Kolejnym krokiem będzie integracja z bankami i automatyzacja płatności. Państwo będzie wiedziało nie tylko co i od kogo kupujemy, ale też kiedy za to płacimy. Pozwoli to monitorować zatory płatnicze w całej gospodarce.

Technicznych dziur na razie nie stwierdzono, ale istnieją one bardziej w kontekście socjologicznym. KSeF zmienił proces wpływu faktury do firmy. Dawniej dokument przechodził przez pracownika, który go weryfikował. Teraz faktura trafia prosto do specjalnej skrzynki. Pojawia się pokusa, by wysyłać faktury na małe kwoty – np. 100-200 zł – licząc na to, że prześlizgną się przez automatyczne procesy akceptacji w dużych firmach. Mamy też do czynienia z cyberwojną. CERT raportuje o masowych kampaniach phishingowych. Przestępcy wysyłają maile z fałszywymi kodami QR, które imitują faktury z KSeF. Zamiast na platformę Ministerstwa Finansów, kod prowadzi do zainfekowanej strony, która przejmuje kontrolę nad komputerem.

Powinien nim być. W firmach działy IT, księgowości czy administracji często traktuje się jako drugorzędne. Najbardziej dbamy o core biznesu: sprzedaż i produkcję, bo tam jest najszybszy zwrot z inwestycji. To logiczne, ale każda rozwijająca się firma dochodzi do punktu krytycznego. Przy wzroście rzędu 30 proc. rocznie nagle okazuje się, że to, co szło płynnie, zaczyna szwankować. Pojawia się chaos wynikający z zaległości w działach wspierających. Wdrożenie KSeF podnosi poprzeczkę skomplikowania procesów. Małe firmy mogły dotąd wystawiać faktury w Wordzie czy Excelu – teraz to już niemożliwe. To idealny moment na audyt: sprawdzenie, co w firmie warto cyfryzować, a co po prostu wyrzucić do kosza.

Pierwsze przykazanie: nie cyfryzujmy obecnych procesów w stosunku jeden do jednego. To jak z remontem mieszkania – warto przemyśleć jego funkcjonalność na nowo, bo potrzeby się zmieniły. Drugie przykazanie: nie oczekujmy, że ktoś zrobi to za nas. Dostawca IT to partner, a cyfryzacja to nie to samo, co przemalowanie hali, nie wymagający żadnej ingerencji z naszej strony. Projekt musi prowadzić zespół wewnątrz firmy, złożony z kompetentnych ludzi, którzy znają biznes i mają realną władzę decyzyjną. Delegowanie do cyfryzacji osoby nieposiadającej odpowiednich kompetencji i rozległej wiedzy o funkcjonowaniu firmy, to prosty przepis na porażkę.

Dokładnie. Im klienta bardziej "boli" dany proces, tym lepiej, bo ma większą motywację do zmiany. Każda nowość budzi w zespole opór i niepewność. Jeśli jednak organizacja czuje, że zmiana jest niezbędna do przeżycia, proces idzie płynniej. Dobry audyt nie powinien być biurokracją produkującą sterty papieru. To ma być życiowe określenie stanu początkowego i celu. Czasami w trakcie takich rozmów okazuje się, że cel jest nierealny lub nieopłacalny. Wtedy mądra rezygnacja z projektu też jest sukcesem biznesowym.c

To jest koszt, nie ma co się oszukiwać. Ale spójrzmy na to jak na wymianę oleju i opon w samochodzie. Można jeździć na starych oponach i z kontrolką "check engine" zaklejoną taśmą. Samochód pewnie jeszcze tydzień pojeździ. Ale ryzyko, że w końcu wydarzy się katastrofa, rośnie z każdym kilometrem. W cyfryzacji mamy do czynienia ze swoistą odroczoną karą. Grzechy zaniechania przypomną o sobie, gdy firma nagle przestanie sprzedawać, bo system padł, albo gdy zostanie sparaliżowana przez cyberatak. W ostatnim czasie nawet tacy giganci jak Jaguar w Wielkiej Brytanii padali ofiarą awarii systemów. W Polsce co roku obserwujemy celowane ataki na naszych klientów. Cyfryzacja to koszt, który zapewnia bezpieczeństwo prawne i podatkowe oraz ciągłość działania. Bez niej nie ma dziś ucieczki przed konkurencją.

Najlepszym predyktorem sukcesu jest historia partnera. Wybierając fryzjera, patrzymy na zakład – jeśli są tam ludzie i kolejki, to znak, że jest dobry. W IT jest podobnie. Jeśli firma ma udane wdrożenia i solidne portfolio, zwiększamy swoje szanse. Przy projektach rutynowych, jak proste wdrożenie KSeF, można obniżyć poprzeczkę. To trochę jak z procesem o kredyt frankowy – dziś niemal każda kancelaria wie, jak to ugryźć. Jeśli jednak wyruszamy na tereny nieznane, wdrażamy innowacje, których nikt wcześniej nie robił, potrzebujemy partnera, który nie będzie stosował szablonów, ale pomyśli razem z nami.

Zaczynaliśmy, gdy słowo "workflow" trzeba było jeszcze wszystkim tłumaczyć. Naszą przewagą jest to, że od początku stawiamy na własne oprogramowanie. Dzięki temu jesteśmy elastyczni. Każdy, kto próbował wdrożyć KSeF w wielkich, globalnych systemach typu SAP, wie, jak trudno tam o zrozumienie specyfiki polskiego systemu podatkowego. My budujemy systemy w oparciu o doświadczenia polskich firm i zmienność naszych przepisów. Potrafimy realizować projekty unikatowe na skalę światową, ale też szybko wdrażać gotowe moduły, jak obieg wniosków urlopowych. Choć i tu bywają niespodzianki. Uwielbiam tę pracę właśnie za to, że każdy dzień jest inny.

Dziękuję za rozmowę.

 Marta Nowak - StadlerMedia.pl

Zainteresował Cię ten temat? Wysłuchaj całej rozmowy z Filipem Kolendo.