Między rekrutacją a wdrożeniem – o czym pamiętać?

Od momentu, gdy kandydat zaakceptuje ofertę, do jego pojawienia się w pracy upływa od kilku dni do kilku miesięcy — wszystko zależy od okresu wypowiedzenia w dotychczasowym miejscu zatrudnienia. W tym okresie organizacje zazwyczaj wykonują szereg działań wewnętrznych: zamawiają sprzęt, przygotowują stanowisko pracy, zgłaszają pracownika do kadr, przydzielają dostęp do systemów. Z drugiej strony kandydat — już w myślach nowy pracownik — często czeka bez kontaktu ze strony firmy. Obecnie pracodawcy coraz częściej dostrzegają potencjał, jaki tkwi w tym międzyczasie.

Przemyślana strategia pre-onboardingowa to nie tylko dobry start w podróży pracownika (employee journey), lecz także budowanie jego zaangażowania już przed oficjalnym rozpoczęciem pracy. Taka inwestycja zwykle szybko się zwraca.

Najważniejszym elementem pre-onboardingu jest przywitanie pracownika. Firma powinna dać mu do zrozumienia, że zespół i przełożony czekają na jego przyjście. Można to osiągnąć na wiele sposobów, takich jak:

• wiadomość e-mail,
• krótkie wideo z powitaniem lub wirtualny tour po biurze,
• prezentacja o organizacji,
• przesyłka kurierem z listem powitalnym (welcome pack).

Welcome pack można wysłać wcześniej — dzięki temu nowy pracownik może już poczuć się częścią zespołu, np. popijać kawę z firmowego kubka. Oprócz przywitania warto także dostarczyć:

• informacje organizacyjne dotyczące pierwszego dnia (data, godzina, adres, osoba kontaktowa, wskazówki dotarcia),
• wskazówki praktyczne: dress code, zwyczaje dotyczące przerwy obiadowej, lista firmowych zniżek etc.,
• harmonogram onboardingu,
• informacje o badaniach lekarskich, procedurach BHP czy COVID-19,
• kontakt do buddy’ego, który będzie wspierał nowicjusza,
• formalności kadrowe i podatkowe,
• pre-onboardingowe Q&A,
• dostęp do fragmentów intranetu, baz wiedzy,
• informacje o sprzęcie, kontach i dostępach.

Dobrą praktyką jest udostępnienie materiałów organizacyjnych jeszcze przed pierwszym dniem, np. wartości firmy, jej misji, zadań, a także przesłanie dokumentów do wypełnienia online. Dzięki temu pierwszy dzień nie będzie zdominowany formalnościami i szkoleniami. Ważne jednak, by wypełnianie dokumentów przed rozpoczęciem pracy było opcjonalne — nigdy obligatoryjne.

Z perspektywy pracownika okres między wyborem a rozpoczęciem nowej pracy to czas niepewności i stresu. Pojawiają się pytania: "Czy sobie poradzę?", "Czy decyzja była słuszna?", "Czemu nie zostałem poinformowany lepiej?". Dlatego jednym z głównych celów pre-onboardingu jest uspokojenie tych wątpliwości poprzez przekazanie informacji praktycznych i zapewnienie emocjonalnego wsparcia.

Wysyłając harmonogram szkoleń, etapy wdrożeniowe czy dane kontaktowe osób w firmie, pracodawca daje sygnał, że zależy mu na nowym pracowniku. Daje też mniejsze pole do odstąpienia od umowy — choć nie eliminuje tego ryzyka całkowicie, to zdecydowanie je zmniejsza.