Spotkania, które mogły być e-mailami. Policzyli, ile firmy tracą przez nie pieniędzy

Zjawisko postanowił zbadać profesor Steven Rogelberg, ekspert w dziedzinie zarządzania i psychologii na Uniwersytecie w Charlotte w Karolinie Północnej. Jak czytamy na Bloombergu, jego ankieta objęła 632 pracowników z 20 różnych branż, którzy zostali poproszeni o przeanalizowanie swoich tygodniowych kalendarzy używanych w pracy. Każdy z respondentów miał podzielić się tym, ile czasu spędza na spotkaniach, co z nich wynosi i jak reaguje na zaproszenia.

Pracownicy spędzają średnio około 18 godzin tygodniowo na spotkaniach i odrzucają tylko 14 proc. zaproszeń, chociaż woleliby wycofać się z 31 proc. z nich – pisze Bloomberg.

Wielu pracowników mówi bezsensownym spotkaniom "tak", ponieważ jest to niejako normą w ich miejscu pracy – nikt nie chce urazić organizatora spotkania, opuszczając je. Nikt nie chce też, by współpracownicy pomyśleli, że nie jest zaangażowany. Są też tacy, którzy biorą udział w spotkaniach tylko dlatego, że nie lubią, gdy trzeba szukać informacji o tym, co się wydarzyło – czytamy.

Rogelberg utrzymuje, że takie spotkania, które mogłyby być e-mailami, powodują marnotrawienie około 25 tys. dolarów w przypadku jednego pracownika rocznie. Oszacowano w ten sposób, że dla organizacji zatrudniającej ponad 5 tys. osób generuje to straty rzędu nawet 101 mln dol. rocznie.

Złe spotkania pociągają za sobą ogromne koszty – stwierdza prof. Rogelberg.

Aby oszacować koszty niepotrzebnych spotkań, Rogelberg obliczył wynagrodzenie godzinowe amerykańskich pracowników na podstawie ich zadeklarowanej pensji oraz godzin przepracowanych w tygodniu. Dane oszacowane zostały w taki sposób, by reprezentowały firmy o różnej wielkości.

Wcześniejsze badania Amerykanina wykazały, że źle przeprowadzane spotkania mogą zaszkodzić zaangażowaniu pracowników, a nawet zwiększyć ich motywację do odejścia z pracy.

Od momentu przejścia na pracę zdalną i wideokonferencje, nadmierna ilość spotkań i wideokonferencji jest zmorą dużej części pracowników. Dane płynące z Microsoft Corporation wykazały, że czas spędzony na spotkaniach wzrósł ponad trzykrotnie od lutego 2020 r., a liczba cotygodniowych spotkań wzrosła ponad dwukrotnie. Te wirtualne spotkania "są zwykle bardziej wymagające poznawczo, łatwiej podczas nich o rozproszenie uwagi i są mniej efektywne pod wieloma względami niż ich odpowiedniki na żywo" - stwierdził zespół naukowców w niedawnym badaniu, w którym przeanalizowano, jak zmieniły się wzorce komunikacji tuż po wybuchu pandemii w 2020 r.

Źródło: Bloomberg