Powoli nadchodzi nowy obowiązek dla firm. Oto wszystko, co warto o nim wiedzieć
Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzi w życie od 1 lipca 2024 roku. Nowe przepisy zaczną obowiązywać za ponad rok. Z pozoru zostaje więc niewiele czasu na wdrożenie wszystkich nowości i aktualności do systemów finansowo-księgowych, które umożliwią przesyłanie e-faktur. Czym jest KSeF i co oznacza dla przedsiębiorców? Wyjaśniamy.
KSeF – co to jest?
KSeF to stworzony przez Ministerstwo Finansów Krajowy System e-Faktur. To teleinformatyczny i administrowany przez Krajową Administrację Skarbową system służący do wystawiania i odbierania e-faktur ustrukturyzowanych. Działa od początku 2022 roku i jak na razie jest dobrowolny. Początkowo miał obowiązywać od 1 stycznia 2024 roku, ale rząd zmienił w tej sprawie zdanie - i jako nowy termin wskazano 1 lipca.
Dla kogo jest KSeF?
Z KSeF korzystać będą:
- przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
- przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
- podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
Co oznacza faktura ustrukturyzowana?
Przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Oznacza to, że przygotowany plik XML e-Faktury ma być poprawny semantycznie i odpowiadać wzorowi zamieszczonemu na CRWDE w formie XSD. W pliku XSD zostały kreślone formaty pól czy ich długość. Musi spełniać określone wymagania, dla przykładu data powinna być wpisana w określony sposób RRRR-MM-DD, w polach zdefiniowanych jako liczbowe nie może zostać wpisany przykładowo tekst, nie można pominąć elementów, które są wskazane jako obowiązkowe.
Sama faktura ustrukturyzowana ma swoje początki w regulacjach Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych. Jej celem było ułatwienie handlu pomiędzy państwami, które są członkami Unii Europejskiej.
Jak wystawić taką fakturę
Same faktury będą wystawiane tak jak do tej pory, przy użyciu systemów księgowych, z których korzystają podatnicy. Można korzystać z narzędzi, które udostępnia Ministerstwo Finansów oraz programów komercyjnych. Następnie faktury będą przesyłane bezpośrednio do KSeF poprzez API. Jest to zbiór reguł ściśle opisujących, w jaki sposób programy lub podprogramy komunikują się ze sobą.
Każdy podatnik VAT będzie mógł założyć w systemie konto indywidualne. Co najważniejsze, będzie ono obsługiwane nie tylko z komputera, ale również za pośrednictwem każdego urządzenia mobilnego. To ma zdecydowanie ułatwić prowadzenie biznesu.
W pilotażowym okresie, aby podatnicy mogli skorzystać z takiego rozwiązania, będą musieli pozyskać akceptację kontrahenta. Po oficjalnym starcie nie będzie ona wymagana. Można to zrobić poprzez zaakceptowanie komunikatu w aplikacji e-Mikrofirma lub pobranie dokumentu z systemu przez API. Wystarczy pobrać fakturę z KSeF, ale oznacza to akceptację przyjęcia faktury w takiej właśnie formie i stanowi potwierdzenie otrzymania jej przez kontrahenta. Kiedy faktura zostanie przesłana do KSeF, system nada jej numer wraz ze wskazaniem daty operacji.
KSeF to wiele innych uproszczeń
KSeF oznacza uproszczenia w zakresie obiegu dokumentów, ponieważ faktura wgrana do bazy danych Ministerstwa Finansów nigdy nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu, nie będzie konieczności wydawania duplikatów, skończy się też przymus płacenia przez 6 lat za archiwum dokumentacji papierowej. Podatnik nie będzie musiał na żądanie organów podatkowych wysyłać Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_FA). KSeF oznacza także szybki zwrot VAT. Podatnicy wybierający e-fakturę, otrzymają zwrot o 1/3 szybciej – termin zwrotu skróci się dla nich o 20 dni z 60 na 40.
E-faktura to mnóstwo korzyści podatkowych i biznesowych. Zwiększa szybkość wymiany danych w kontaktach między kontrahentami, a ustrukturyzowany, jednolity wzór faktury pozwala na automatyzację procesów księgowych, co wpływa na oszczędność czasu pracowników. Wprowadzenie automatyzacji w procesie księgowania zredukuje też liczbę pomyłek.
Podsumowując KSeF to ogromna wygoda, ponieważ e-faktury będą wystawiane według ustalonego wzorca, co oznacza, że będą bardzo łatwe do użycia. Zapewni również standaryzację — wzajemne rozliczenia oraz księgowanie faktur w systemach finansowo-księgowych stanie się dużo łatwiejsze.
Autorką jest Anita Gołębiewska, dyrektor operacyjna CashDirector, dyrektor zarządzająca OSCBR.
Artykuł powstał w ramach merytorycznej współpracy Akademii Biznesu i CashDirector.
