Powoli nadchodzi nowy obowiązek dla firm. Oto wszystko, co warto o nim wiedzieć

KSeF to stworzony przez Ministerstwo Finansów Krajowy System e-Faktur. To teleinformatyczny i administrowany przez Krajową Administrację Skarbową system służący do wystawiania i odbierania e-faktur ustrukturyzowanych. Działa od początku 2022 roku i jak na razie jest dobrowolny. Początkowo miał obowiązywać od 1 stycznia 2024 roku, ale rząd zmienił w tej sprawie zdanie - i jako nowy termin wskazano 1 lipca.

Z KSeF korzystać będą:

• przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
• przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
• podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Oznacza to, że przygotowany plik XML e-Faktury ma być poprawny semantycznie i odpowiadać wzorowi zamieszczonemu na CRWDE w formie XSD. W pliku XSD zostały kreślone formaty pól czy ich długość. Musi spełniać określone wymagania, dla przykładu data powinna być wpisana w określony sposób RRRR-MM-DD, w polach zdefiniowanych jako liczbowe nie może zostać wpisany przykładowo tekst, nie można pominąć elementów, które są wskazane jako obowiązkowe.

Sama faktura ustrukturyzowana ma swoje początki w regulacjach Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych. Jej celem było ułatwienie handlu pomiędzy państwami, które są członkami Unii Europejskiej.

Same faktury będą wystawiane tak jak do tej pory, przy użyciu systemów księgowych, z których korzystają podatnicy. Można korzystać z narzędzi, które udostępnia Ministerstwo Finansów oraz programów komercyjnych. Następnie faktury będą przesyłane bezpośrednio do KSeF poprzez API. Jest to zbiór reguł ściśle opisujących, w jaki sposób programy lub podprogramy komunikują się ze sobą.

Każdy podatnik VAT będzie mógł założyć w systemie konto indywidualne. Co najważniejsze, będzie ono obsługiwane nie tylko z komputera, ale również za pośrednictwem każdego urządzenia mobilnego. To ma zdecydowanie ułatwić prowadzenie biznesu.

W pilotażowym okresie, aby podatnicy mogli skorzystać z takiego rozwiązania, będą musieli pozyskać akceptację kontrahenta. Po oficjalnym starcie nie będzie ona wymagana. Można to zrobić poprzez zaakceptowanie komunikatu w aplikacji e-Mikrofirma lub pobranie dokumentu z systemu przez API. Wystarczy pobrać fakturę z KSeF, ale oznacza to akceptację przyjęcia faktury w takiej właśnie formie i stanowi potwierdzenie otrzymania jej przez kontrahenta. Kiedy faktura zostanie przesłana do KSeF, system nada jej numer wraz ze wskazaniem daty operacji.

KSeF oznacza uproszczenia w zakresie obiegu dokumentów, ponieważ faktura wgrana do bazy danych Ministerstwa Finansów nigdy nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu, nie będzie konieczności wydawania duplikatów, skończy się też przymus płacenia przez 6 lat za archiwum dokumentacji papierowej. Podatnik nie będzie musiał na żądanie organów podatkowych wysyłać Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_FA). KSeF oznacza także szybki zwrot VAT. Podatnicy wybierający e-fakturę, otrzymają zwrot o 1/3 szybciej – termin zwrotu skróci się dla nich o 20 dni z 60 na 40.

E-faktura to mnóstwo korzyści podatkowych i biznesowych. Zwiększa szybkość wymiany danych w kontaktach między kontrahentami, a ustrukturyzowany, jednolity wzór faktury pozwala na automatyzację procesów księgowych, co wpływa na oszczędność czasu pracowników. Wprowadzenie automatyzacji w procesie księgowania zredukuje też liczbę pomyłek.

Podsumowując KSeF to ogromna wygoda, ponieważ e-faktury będą wystawiane według ustalonego wzorca, co oznacza, że będą bardzo łatwe do użycia. Zapewni również standaryzację — wzajemne rozliczenia oraz księgowanie faktur w systemach finansowo-księgowych stanie się dużo łatwiejsze.

Autorką jest Anita Gołębiewska, dyrektor operacyjna CashDirector, dyrektor zarządzająca OSCBR.

Artykuł powstał w ramach merytorycznej współpracy Akademii Biznesu i CashDirector.