Rewolucja w Kodeksie pracy. Pracodawca nie musi się zgodzić. Jest ważny wyjątek

Zmiany w Kodeksie pracy pozytywnie ocenia 29 proc. Polaków, negatywne oceny wystawia 10 proc. badanych, a aż 61 proc. nie ma zdania. Jednocześnie aż 65 proc. ankietowanych uważa, że praca zdalna, która może być wykonywana w dowolnym wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą miejscu, jest rozwiązaniem dobrym (12 proc. badanych uważa to za zły model, a 23 proc. nie ma zdania) - wynika z sondażu firmy ClickMeeting.

Mecenas Anna Zielińska, przypomina, że praca zdalna nie jest obowiązkowa, ani też nie ma automatycznego zastosowania do pracowników. Pracodawca sam decyduje, czy w ogóle wprowadza pracę zdalną w swoim zakładzie pracy, a jeśli tak, to czy dla wszystkich pracowników, czy jedynie dla wybranych grup.

Ustawodawca wprowadził jednak pewien wyjątek m.in. dla pracownic w ciąży, rodziców dzieci do 4 roku życia czy osób opiekujących się niepełnosprawnymi członkami rodziny. - Osoby te mogą złożyć wniosek o wykonywanie pracy zdalnej. Pracodawca może nie uwzględnić takiego wniosku jedynie wtedy, gdy wykonywanie przez takie osoby pracy zdalnej jest niemożliwe ze względu na rodzaj pracy, jaki wykonują lub ze względu na organizację pracy - tłumaczy ekspertka.

Jak firmy szykują się do zmian? W pierwszej kolejności przygotowywana jest propozycja dokumentów dotyczących pracy zdalnej. Na tym etapie odbywają się wewnętrzne konsultacje działu prawnego, HR oraz szefostwa. Następnie przechodzi się do rozmów z pracownikami.

Anna Zielińska podkreśla, że jeśli pracodawca nie chce powszechnie regulować pracy zdalnej, albo nie zdążył tego zrobić, to uregulowanie zasad wykonywania pracy zdalnej następuje: w poleceniu pracodawcy (polecenie tylko w okresie epidemii itp.) lub w uzgodnieniu z pracownikiem (w postaci aneksu do umowy o pracę). Po tych etapach odbywa się ogłoszenie pracownikom ostatecznej wersji dokumentów.

- Uzgodnienie można zawrzeć przy zawieraniu umowy o pracę lub w toku zatrudnienia. Wymaga ona zgodnej woli obu stron umowy o pracę. Oznacza to, że zarówno pracownik, jak i pracodawca muszą zgodzić się na jego treść, w tym na konkretne miejsce świadczenia pracy zdalnej - wyjaśnia mec. Zielińska.

Ekspertka dodaje, że polecenie z kolei jest jednostronną czynnością i nie wymaga zgody pracownika. Pracodawca może wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej tylko w określonych okolicznościach, takich jak stany nadzwyczajne, zagrożenie epidemiczne, epidemia czy w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu.

- Aby pracownik rozpoczął świadczenie pracy zdalnej po otrzymaniu polecenia, musi złożyć oświadczenie, że posiada ku temu warunki lokalowe i techniczne. W praktyce praca zdalna będzie najczęściej wykonywana w oparciu o uzgodnienie o pracę. Dokument taki powinien zawierać minimum informacje o wykonywaniu pracy zdalnej, jej wymiar oraz miejsce świadczenia – tłumaczy Anna Zielińska.

Zmiany, które wejdą w życie 7 kwietnia, według 32 proc. Polaków powinny być wprowadzone już wcześniej. Aż 44 proc. badanych nie ma na ten temat zdania, 9 proc. uważa, że nowe przepisy powinny pojawić się później, a 16 proc. ankietowanych jest zdania, że to odpowiedni czas. Co ciekawe aż 52 proc. Polaków zadeklarowało, że nie słyszało nic na ten temat, a 22 proc. badanych nie jest pewna, czy takie informacje do nich dotarły.

Kodeks pracy wprowadza dwa rodzaj pracy zdalnej: pracę zdalną oraz pracę zdalną okazjonalną, którą można wykonywać do 24 dni w roku kalendarzowym. Upraszczając, ta pierwsza to odpowiednik dotychczasowej telepracy z kodeksu pracy, a ta druga to tzw. home office. Co istotne, pracownik może łączyć obie te instytucje.

- Pamiętajmy, że tzw. praca hybrydowa, to także rodzaj pracy zdalnej, tej będącej odpowiednikiem telepracy, tyle tylko, że jest to praca zdalna w niepełnym wymiarze. Tak więc pracownik, który uzgodni z pracodawcą pracę zdalną w wymiarze np. 3 dni w każdym tygodniu pracy (czyli tzw. pracę hybrydową), może dodatkowo wnioskować o pracę zdalną okazjonalną, aby np. w danym tygodniu pracować z domu 5 dni - podkreśla Anna Zielińska.

Przy wdrożeniu pracy zdalnej najbardziej kłopotliwe wydaje się ustalenie wysokości tzw. dodatku za pracę zdalną, czyli kosztów, które są niezbędne do świadczenia pracy zdalnej oraz bezpośrednio z nią związane. Kodeks pracy zobowiązuje pracodawców do pokrycia jedynie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych. Pozostałe koszty jedynie mogą być pokrywane. Niestety ustawodawca nie podpowiedział, według jakich zasad należy wyliczać te koszty i każdy pracodawca musi sam wymyślić sposób na ich wyliczenie.

Praktyka pokazuje, że jest wiele różnych sposób wyliczenia takich kosztów, a ich wysokość jest naprawdę zróżnicowana, gdyż potrafi wynosić od ok. 2,50 zł za 1 dzień, do ok. 100-150 zł za miesiąc - tłumaczy ekspertka. - Pracodawca na wypadek kontroli z US lub ZUS powinien zachować wyliczenia wysokości takiego dodatku za pracę zdalną wraz ze źródłami, na których się opierał takich jak oferty dostawców Internetu - dodaje.

Jak podkreśla Anna Zielińska, także miejsce wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej powinno zostać uzgodnione przez pracodawcę i pracownika. Trzeba pamiętać, że pracownik ani w przypadku pracy zdalnej, ani pracy zdalnej okazjonalnej nie może swobodnie, w sposób samodzielny wybierać miejsca świadczenia pracy zdalnej.

Pracownik proponuje takie miejsce, a pracodawca może się sprzeciwić na dane miejsce. Dodatkowo każda zmian miejsca świadczenia pracy zdalnej wymaga ponownego uzgodnienia. Jeśli w uzgodnieniu o pracę zdalną strony wpisały kilka miejsc świadczenia pracy zdalnej, to dalszemu uzgodnieniu podlegają tylko miejsca dotychczas nieuzgodnione.

Wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej z nieuzgodnionego miejsca może pociągnąć za sobą szereg konsekwencji. W razie wypadku przy pracy, wypadek taki raczej nie zostanie uznany przez ZUS za wypadek przy pracy, a pracownik nie dostanie świadczenia pieniężnego z tego tytułu. W przypadku pracy z zagranicy pracownik może wpaść w inny porządek prawny dotyczący podatków, w tym w podwójne opodatkowanie.

- Ponadto może dojść do przetwarzania lub eksportu danych osobowych. RODO w takiej sytuacji nakłada na administratora - czyli pracodawcę m.in. obowiązek wprowadzenia dodatkowych zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych. Pracodawca będzie także odpowiadał za wszelkie naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych. Taka sytuacja może także zostać potraktowana nawet jako samowolne opuszczenie miejsca pracy i doprowadzić do zwolnienia dyscyplinarnego - ostrzega Anna Zielińska.