Ekwiwalent za pranie: ile należy się pracownikowi?
Ekwiwalent jest zasadniczo zwrotem kosztów prania, przepisy płacowe nie powinny sztywno określać jego wysokości.
Przepisy nie określają kwoty, jaką pracodawca powinien wypłacać jako zwrot kosztów prania odzieży roboczej.
Jednym z obowiązków pracodawcy w ramach bezpieczeństwa i higieny pracy jest wynikający z art. 2379 § 2 kodeksu pracy obowiązek zapewnienia prania, konserwacji, naprawy, odpylania i odkażania środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego tak, aby posiadały właściwości ochronne i użytkowe.
Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, to może być ono wykonywane przez pracownika (za jego zgodą) pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika (art. 2379 § 3 k.p.).
Potrzebny zapis w dokumentacji wewnętrznej
Przepisy kodeksu pracy nie określają zasad ustalania i wypłacania ekwiwalentu za pranie. W praktyce ustalenia dotyczące wypłaty ekwiwalentu (jego wysokości i częstotliwości wypłaty) są przedmiotem uzgodnień między pracownikiem a pracodawcą.
Takie ustalenia powinien zawierać układ zbiorowy, regulamin pracy lub zarządzenie wewnętrzne gdzie przewidziane może być przykładowo, iż ekwiwalent będzie wypłacany w wysokości wynikającej bezpośrednio z rachunku, faktury przedstawionej przez pracownika - w przypadku korzystania przez niego z pralni chemicznej.
Jako że ekwiwalent jest zasadniczo zwrotem kosztów prania, przepisy płacowe nie powinny sztywno określać jego wysokości. Istnieje jednak możliwość ustalenia górnej granicy kwoty ekwiwalentu wypłacanej w okresach miesięcznych lub kwartalnych.
Zależy od rodzaju pracy
Kwota ta może być ustalona na podstawie cen prania poszczególnych części odzieży pracowników w pralni chemicznej w miejscowości gdzie położony jest zakład pracy lub przez kalkulację realnego kosztu nakładu pracy, energii, wody, środków czyszczących na pranie odzieży w zależności od rodzaju odzieży, stopnia jej zabrudzenia i częstotliwości jej prania.
Tak ustalony koszt pojedynczego prania odzieży roboczej pracodawca przemnaża przez ilość prań koniecznych w miesiącu (lub kwartale) w zależności od stopnia zabrudzenia odzieży roboczej i wypłaca w ustalonym z góry terminie.
Kwota ekwiwalentu za miesiąc (kwartał) może być pomniejszona proporcjonalnie do liczby dni nieobecności lub wypłacana w całości niezależnie od absencji pracownika.
Omawiając temat naliczania ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej warto również wspomnieć, że gdy pracodawca ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży wypłaci na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy to uzyskane świadczenie wolne jest od oskładkowania, a przychód uzyskany przez pracownika z tego tytułu korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt. 11 Ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Natomiast ekwiwalent wypłacony przez pracodawcę dobrowolnie, bez obowiązku wynikającego z przepisów prawa, podlega oskładkowaniu na zasadach ogólnych.
Reasumując warto jeszcze raz podkreślić, że w przypadku ekwiwalentu za pranie odzieży nie mówimy o kwocie minimalnej, ponieważ ekwiwalent ten powinien być zwrotem kosztów faktycznie poniesionych przez pracownika.
Autorka jest księgową w zespole BSO Outsourcing sp. z o.o.
