Serwer a komunikacja wewnątrz firmy

Wbrew ogólnym opiniom, serwer to nie tylko miejsce dla strony WWW, to także usługa wpływająca na jakość pracy i komunikację wewnątrz przedsiębiorstwa.

Serwer umożliwia sprawne funkcjonowanie firmy w Internecie. Dzięki niemu można m.in.: utrzymywać firmową stronę WWW, konta poczty e-mail, bazy danych oraz obsługiwać wiele domen. Zazwyczaj, usługa ta wykorzystywana jest najczęściej do zamieszczania elementów niezbędnych do wyświetlenia serwisu WWW przedsiębiorstwa.

Po wpisaniu w pasek przeglądarki internetowej firmowej domeny, komputer Internauty pobiera pliki tworzące witrynę. Jednak ograniczanie roli serwera jedynie do nośnika strony WWW sprawia, że jego możliwości nie są często w pełni wykorzystywane. Coraz popularniejsze jest używanie przez przedsiębiorstwa hostingu do archiwizowania firmowej poczty elektronicznej, a także do wymiany ważnych plików pomiędzy pracownikami jednego przedsiębiorstwa.

Aby wszystkie te działania odbywały się sprawnie, zarządzanie nimi odbywa się poprzez programy umożliwiające pełne i samodzielne administrowanie hostingiem. Narzędzie takie pozwala na swobodne konfigurowanie kont pocztowych, zarządzanie powierzchnią dyskową, bazami danych, itp.

Serwer (np. Active w nazwa.pl) jest usługą, która może być użyta na wiele sposobów. Oto kilka z możliwych:

• zamieszczanie oraz archiwizacja firmowych dokumentów i baz danych. Pogrupowanie plików znajdujących się na serwerze, a następnie udostępnienie ich pracownikom odpowiadającym np. za kontakt z klientami, pozwala na łatwy do nich dostęp. Dzięki temu każda z zatrudnionych osób może pobrać np. dokument z informacjami o przedsiębiorstwie, czy portfolio zrealizowanych projektów i wysłać je do klienta bądź kontrahenta.
  • funkcja Intranetu – szczególnie przydatna w przypadku mniejszych firm, które nie dysponują dużymi budżetami na specjalistyczne platformy do komunikacji. Jak w tym przypadku wykorzystać serwer? Wystarczy jedynie wydzielenie katalogu, w którym zamieszczanie będą wszystkie aktualności i komunikaty dotyczące wydarzeń w przedsiębiorstwie. Jest to o wiele wygodniejsze niż, np. codzienne wysyłanie wiadomości e-mail do wszystkich pracowników.
  • Archiwum dla firmowych kont e-mail pracowników, łącznie z historią korespondencji. Jest to bardzo przydatne, np. w przypadku kiedy współpraca z pracownikiem dobiegnie końca lub firmowy komputer ulegnie awarii. Firma nie będzie miała problemów z odzyskaniem archiwum czy kontaktów.

Wykorzystaniu serwera w komunikacji wewnątrz firmy sprzyja aspekt tworzenia nielimitowej liczby kont FTP oraz możliwość swobodnego zarządzania nimi. Wyznaczenie określonej powierzchni dyskowej dla pracownika, stworzenie konta FTP, zabezpieczenie jego folderu hasłem, daje gwarancję, że nikt niepożądany nie będzie miał dostępu do przechowywanych dokumentów. Ponadto w razie awarii komputera, pliki zamieszczone na serwerze pozostają w stanie nienaruszonym.

To istotny aspekt, który wpływa na bezpieczeństwo danych. To działanie prewencyjne przed zagrożeniem ze strony ewentualnych awarii fizycznych dysków komputerów, które niestety dość często, w najmniej oczekiwanym momencie odmawiają posłuszeństwa. Zamieszczenie firmowych danych na serwerze to gwarancja dostępności dokumentów.

*Istotne: *Nawet w przypadku nieumyślnego usunięcia dokumentów, usługodawcy hostingowi wykonują kopie bezpieczeństwa plików znajdujących się na serwerach czyli, tzw. back-upy. Przykładowo serwis nazwa.pl gwarantuje, że kopie danych wykonywane będą co 24h, a ich udostępnienie jest bezpłatne. Zmniejsza to znacznie ryzyko utraty ważnych dla przedsiębiorstwa plików.

Efektywnemu wykorzystaniu hostingu w firmie sprzyja także możliwość tworzenia wielu niezależnych kont poczty elektronicznej o takiej samej nazwie w różnych domenach przypisanych do jednego serwera. Co to oznacza? To, iż pierwszy człon adresu e-mail, (umieszczony przed znakiem @) może zostać przypisany do dowolnej liczby domen znajdujących się na jednym serwerze. Dzięki temu, aby założyć dwa lub więcej niezależnych kont pocztowych dla różnych domen, można wykorzystać tę samą nazwę (np. biuro: biuro@twojafirma1.pl, biuro@twojafirma2.pl, itd.). Funkcjonalność ta daje możliwość prowadzenia wielu niezależnych przedsięwzięć biznesowych w ramach hostingu. To aspekt istotny w np. przypadku firm, które posiadają oddziały w kilku miejscowościach.

*Przykład: *Jeśli przedsiębiorstwo ma siedziby w Warszawie i Radomiu, posiadając odpowiednio domeny www.twojafirma.waw.pl oraz www.twojafirma.radom.pl może dla każdego z nich, w ramach jednego serwera utworzyć konta e-mail w formie: biuro@twojafirma.waw.pl oraz biuro@twojafirma.radom.pl. Dzięki tej funkcjonalności przedsiębiorstwo nie musi dzierżawić dwóch serwerów, przez co znacznie ogranicza koszty obecności w Sieci.

Oprogramowanie dołączone do serwera to narzędzie, które pozwala na wykorzystanie wszystkich wyżej wymienionych funkcjonalności. W tym przypadku niezbędnym programem, umożliwiającym zarządzanie folderami i plikami znajdującymi się na serwerze, jest klient FTP - najlepiej aby był on dostępny z poziomu strony WWW hostingodawcy. Aplikacja ta pozwala na błyskawiczne zamieszczanie plików (download, upload), które mogłyby być zbyt duże, by np. wysłać je pocztą e-mail.

Bardzo ważna jest także możliwość intuicyjnego, a zarazem zaawansowanego zarządzania, pocztą e-mail. Programy pocztowe do obsługi firmowej poczty elektronicznej dołączane do hostingu, poza podstawowymi funkcjonalnościami (wysyłanie – odbieranie wiadomości), powinny zawierać opcje umożliwiające wykorzystywanie ich do organizacji pracy w przedsiębiorstwie. Przykładowo, Active.office oferowany przez nazwa.pl, oprócz standardowych narzędzi służących do obsługi wiadomości elektronicznych, zawiera także rozbudowane narzędzia, takie jak: kalendarz i notatnik. Funkcjonalności te pozwalają m.in. na ustawianie powiadomień o najważniejszych wydarzeniach, nadawanie im priorytetów czy tworzenie listy zadań.

Wykorzystywanie serwera w ten sposób wymaga od firmy dokładnego przeanalizowania parametrów transferu i powierzchni dyskowej. Częste wymiany plików, upload i download danych z serwera, w dużym stopniu wpływają na wykorzystanie transferu. Dlatego warto sprawdzić, czy transfer rozliczny jest w skali roku. W innym przypadku (np. rozliczanie miesięczne) niewykorzystana w danym miesiącu ilość danych możliwych do przesłania nie przychodzi na kolejnych 30 dni.

Również powierzchnia dyskowa powinna być jednym z decydujących parametrów przy wyborze usługi. Warto zwrócić uwagę na to, ilu pracowników jest w firmie, jakich rozmiarów są pliki, które tworzą i archiwizują na serwerze, oraz jak duża przestrzeń przeznaczona ma być na firmową korespondencję. Korzystnie jest również sprawdzić, czy powierzchnią dyskową serwera można dysponować dowolnie.

W celu zapewnienia odpowiedniego funkcjonowania serwera, warto monitorować jego parametry, by przez nieuwagę ich nie przekroczyć. Niewielu hostingodawców umożliwia wgląd do tych danych. Zazwyczaj, zbyt duże wykorzystanie możliwości serwera skutkuje zablokowaniem hostingu przez usługodawcę. Dlatego wybierając serwer koniecznie należy zwrócić uwagę na to, czy oprogramowanie do niego dołączone umożliwia dostęp do jego statystyk.

Możliwość szybkiego i sprawnego zarządzania zawartością serwera jest nieoceniona dla prężnego przedsiębiorstwa. Łatwość zamieszczania, usuwania i porządkowania danych doceni każda firma, dla której serwer jest ważnym elementem pracy i komunikacji.

• Wybór serwera a funkcjonowanie firmowego serwisu
  • Domena europejska - dlaczego warto ją zarejestrować?
  • Bezpieczny zakup domeny na rynku wtórnym
  • Wiadomości z kraju i ze świata na Twojej stronie internetowej

Autorka pracuje jako kierownik Sekcji Public Relations w NetArt (www.nazwa.pl)