Wybór serwera a funkcjonowanie firmowego serwisu

Wybierając serwer dla firmowej strony WWW, przedsiębiorcy niejednokrotnie zastanawiają się, na czym powinni się skupić. Kluczowe parametry, które powinno się przeanalizować to m.in. powierzchnia dyskowa, transfer, liczba kont e-mail, czy baz danych możliwych do utworzenia w ramach serwera.

Powierzchnia dyskowa to ilość danych, które mogą zostać umieszczone na serwerze. W ramach przestrzeni serwera mogą zostać zamieszczone zarówno elementy konieczne do stworzenia i funkcjonowania strony WWW, jak i bazy danych czy konta pocztowe pracowników firmy. W zależności od zawartości serwisu, firma będzie potrzebowała usługi hostingowej o wyższej lub niższej wartości powierzchni dyskowej.

Wybierając hosting należy zwrócić uwagę, czy powierzchnią serwera można dysponować dowolnie. Jest to niezwykle istotne, gdyż pozwala dostosować podział przestrzeni do potrzeb przedsiębiorstwa. Niektóre firmy bowiem decydują się na bardziej rozbudowaną stronę WWW, dla innych natomiast priorytetową kwestią jest kontakt z klientem za pośrednictwem poczty e-mail. Możliwość dysponowania miejscem na serwerze bez ograniczeń jest korzystne także w przypadku kont firmowej poczty elektronicznej. Dzięki temu firma może tworzyć konta e-mail (np. dla pracowników) bez limitów.

Równie istotną cechą co powierzchnia dyskowa, jest transfer. Jest to ilość danych, które mogą zostać przesłane do i z serwera w określonym czasie. W przypadku transferu niezwykle istotną kwestią jest to, w jakim systemie jest on rozliczany. Najczęściej dokonuje się tego w skali roku – jest to najkorzystniejsze dla klientów rozwiązanie. Zdarza się jednak, że hostingodawca podaje roczną wartość transferu, jednak Klientów rozlicza miesięcznie. Jednocześnie – niewykorzystana ilość danych, które można przesłać nie przechodzi na kolejny miesiąc.

Jest to sytuacja, w której straty ponosi klient. Szczególnie jeżeli odwiedzalność firmowej strony WWW jest zależna od okresu w roku. Zmienia się ona w zależności od sezonu lub np. przeprowadzanych przez przedsiębiorstwo akcji promocyjnych. Dlatego, gdy transfer rozliczany jest miesięcznie, a nie rocznie – istnieje duże prawdopodobieństwo, że firma mogłaby przekroczyć go w niektórych miesiącach lub nie wykorzystać w pozostałych.

Na możliwość pełnego wykorzystania hostingu, wpływ ma także liczba domen, które Abonent może przekierować na serwer. Najkorzystniejszym rozwiązaniem jest, jeżeli hostingodawca nie ogranicza sumy domen, które mogą zostać przypisane do usługi. Przedsiębiorstwo zyskuje możliwość umieszczenia na serwerze kilku serwisów internetowych lub skierowania wielu adresów internetowych do jednej strony WWW.

Zanim przedsiębiorstwo dokona ostatecznego wyboru serwera, warto zapoznać się z parametrami bezpieczeństwa usługi. Gwarantują one stabilne funkcjonowanie hostingu. Dokładne właściwości hostingu są bardzo ważne z punktu widzenia klientów, pomimo to zdarza się, że usługodawcy nie udostępniają ich. Świadczy to o nieprofesjonalnym podejściu do klienta. Jawność parametrów znacząco ułatwia przemyślany wybór takiej usługi oraz wykorzystanie jej w pełni.

Przekroczenie przez zleceniodawcę parametrów zazwyczaj skutkuje zablokowaniem usługi. Przedsiębiorstwa ponoszą więc straty spowodowane ograniczeniami, o których nie były poinformowane.

Oprócz odpowiedniego dobrania wszystkich wyżej wymienionych cech, należy także zwrócić uwagę na to, w jaki sposób usługodawca dba o bezpieczeństwo danych. Zapisy o zabezpieczeniach antywirusowych oraz antyspamowych powinny znajdować się zarówno w umowie, jak i opisie usługi. Jest to ważne, gdyż gwarantuje ochronę firmowych danych przed niepożądanymi działaniami z zewnątrz.

Jednak czynniki zewnętrzne (np. wirusy) nie są jedynym zagrożeniem dla danych zgromadzonych na serwerze. Niejednokrotnie zdarzają się przypadki nieumyślnego wykasowania plików przez użytkowników. Aby firma była zabezpieczona przed tego typu wypadkami, warto wybrać hosting, którego usługodawca wykonuje kopie bezpieczeństwa (tzw. backup'y). Są to kopie całej zawartości serwera. Wybierając serwer należy także sprawdzić jak często są one wykonywane, jak długo przechowywane oraz czy dostęp do nich jest odpłatny.

Usługodawca powinien w umowie zapewnić również tzw. Service Level Agrement (SLA), czyli utrzymanie i systematyczne poprawianie ustalonego między klientem a nim poziomu jakości usługi. Dodatkową informacją, która powinna być zamieszczona w regulaminie, to dostępność serwera w skali roku. Czyli inaczej odpowiedni zapis dotyczący tego, przez jaki czas serwer może być niedostępny w ciągu dnia, miesiąca, czy roku (np. nazwa.pl gwarantuje dostępność usług przez 99,9 procent czasu w roku).

Wiele firm świadczących usługi hostingowe umożliwia testowanie usługi. Jest to niezwykle korzystne – pozwala firmie podjąć decyzję, czy serwer spełnia jej wymagania. W większości przypadków okres testowy trwa 14 dni, jednak niektórzy hostingodawcy umożliwiają zupełnie darmowe korzystanie z serwera nawet przez 6 miesięcy (np. serwis nazwa.pl).

Administrowanie hostingiem może na pozór wydawać się czynnością, która wymaga zaawansowanych umiejętności. W celu ułatwienia klientom korzystania z usług, częstokroć hostingodawcy udostępniają użytkownikom autorskie oprogramowanie do obsługi serwera oraz kont pocztowych.

Najczęściej narzędzia te są nieskomplikowane, a ich obsługa jest intuicyjna. Jednak podczas trwania okresu testowego, korzystnie jest sprawdzić, czy aplikacje spełniają te warunki. Najskuteczniejszym sposobem pełnej weryfikacji, czy oprogramowanie jest odpowiednie dla użytkownika, jest wykonanie przez niego kilku czynności testowych (np. założenie bazy danych, przekierowanie domeny na serwer, założenie konta e-mail).

Wybierając hosting należy wszystkie jego parametry odnieść do tego, w jaki sposób będą wykorzystywane. Wartości transferu czy powierzchni dyskowej, które będą niezbędne, zależą przede wszystkim od tego, jakie pliki umieszczone zostaną na serwerze. Przykładowo, jeżeli strona WWW zawierać będzie wiele plików multimedialnych (np. dźwiękowych lub graficznych), firma będzie potrzebowała usługi o większej powierzchni dyskowej oraz transferze.

Ważna jest również częstotliwość aktualizacji strony WWW, natężenia kontaktu z klientami za pośrednictwem poczty e-mail itd.

Czas i energia poświęcone na odpowiedni dobór serwera do firmowego serwisu WWW, procentują zyskami sprzedażowymi oraz wizerunkowymi. Strona internetowa pełni funkcję wirtualnego biura. Odpowiedni serwer jest gwarancją, że biuro to czynne będzie 7 dni w tygodniu, 24h/dobę. Dzięki temu odbiorcy będą mieli możliwość zapoznania się z ofertą przedsiębiorstwa o każdej porze dnia i nocy. Firma nie tylko zyska klientów, ale także będzie budowała wizerunek stabilnego i profesjonalnego przedsiębiorstwa.

• Daj się znaleźć internautom - pozycjonowanie strony małej firmy
  • Zakup firmowej domeny - na co warto uważać
  • Stona internetowa firmy - uwaga na wizerunek

Autorka jest kierownikiem sekcji Public Relations w NetArt