KSeF ma wielkie oczy? Codziennie walczy "na pierwszej linii frontu". Wyjaśnia, jak jest

Krajowy System e-Faktur wszedł w decydującą fazę. Od początku kwietnia do platformy dołączyła druga, potężna grupa przedsiębiorców. Mowa o podmiotach, których wartość sprzedaży w ubiegłym roku nie przekroczyła granicy 200 milionów złotych. Przejście na ustrukturyzowane faktury w formacie XML, które trafiają bezpośrednio na serwery Ministerstwa Finansów, budziło w ostatnich miesiącach ogromne obawy.

Rynek spodziewał się technologicznego wąskiego gardła i problemów z przepustowością państwowej infrastruktury. Rzeczywistość pierwszych dni obowiązywania nowych przepisów okazała się jednak nieco inna, co skłania do pierwszych, głębszych podsumowań.

1 kwietnia pokazał przede wszystkim, że dla dużej części firm Krajowy System e-Faktur stał się elementem codziennej pracy. Nie sprawdziły się też pesymistyczne prognozy przedsiębiorców – nie doszło ani do powszechnego paraliżu, ani do masowych awarii systemu – mówi w rozmowie z money.pl Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL.

Brak spektakularnej awarii nie oznacza jednak, że transformacja cyfrowa przebiega całkowicie bezproblemowo. Skala operacji jest bezprecedensowa w historii polskiego systemu podatkowego. Przedsiębiorcy, którzy dotychczas opierali się na dokumentach papierowych lub prostych plikach PDF, z dnia na dzień musieli przestawić swoje organizacje na tryb raportowania w czasie rzeczywistym. To wymagało nie tylko wdrożenia nowego oprogramowania, ale przede wszystkim przedefiniowania wewnętrznych procesów.

– Nie oznacza to jednak, że wejście w drugi etap wdrożenia odbyło się bez napięcia. Dziś kluczowym wyzwaniem dla przedsiębiorstw nie jest sama dostępność KSeF, lecz to, jak odnajdą się w nowym modelu działania i jak poradzą sobie z koniecznością uporządkowania nowych obowiązków wewnątrz organizacji – dodaje ekspertka.

Z danych udostępnianych przez Ministerstwo Finansów wynika, że system przyjmuje ogromne pakiety danych. Już w pierwszych miesiącach funkcjonowania platformy przetworzono dziesiątki milionów dokumentów, a w szczytowych momentach serwery rejestrowały miliony faktur jednego dnia. Administracja skarbowa chwali się, że zdecydowana większość przedsiębiorców loguje się bezpiecznymi metodami, wykorzystując do tego celu tokeny oraz certyfikaty. To pokazuje, że technologiczny fundament systemu wytrzymuje obciążenie, a środek ciężkości problemów przesunął się z urzędów bezpośrednio do biur i firm.

– Z perspektywy bieżących pytań i wątpliwości klientów widać, że problemy wdrożeniowe nie zniknęły, lecz zmienił się ich charakter. Obecnie przedsiębiorcy pytają głównie o kwestie praktyczne: dostęp do systemu, nadawanie uprawnień, odbiór faktur, korekty oraz organizację obiegu dokumentów – wylicza w rozmowie z money.pl przedstawicielka IFIRMA.PL.

Kwestia uprawnień, o której wspomina ekspertka, jest obecnie jednym z najbardziej wrażliwych punktów wdrożenia. Certyfikat dostępowy do KSeF to w praktyce cyfrowe klucze do pełnej wiedzy o finansach przedsiębiorstwa. Daje on wgląd we wszystkie transakcje zakupowe i sprzedażowe. Ministerstwo Finansów przygotowało mechanizmy pozwalające na bezpieczne delegowanie obowiązków. Przedsiębiorca może nadać uprawnienia swojej księgowej bezpośrednio w systemie, określając precyzyjnie kontekst logowania. Wymaga to jednak świadomego zarządzania strukturą firmy, aby nie doprowadzić do sytuacji, w której osoby niepowołane zyskują dostęp do tajemnicy handlowej.

– To pokazuje, że firmy weszły już w etap realnego używania KSeF, ale nadal uczą się go operacyjnie, próbując przełożyć przepisy na codzienny model działania – podkreśla Joanna Łuksza.

Jedną z największych barier psychologicznych i organizacyjnych jest ostateczne pożegnanie się z dotychczasową elastycznością w fakturowaniu. W erze przed KSeF powszechną praktyką było wystawianie dokumentów z datą wsteczną, tak zwane "dopinanie" miesiąca czy po prostu anulowanie błędnej faktury poprzez jej usunięcie przed przekazaniem do księgowości. Obecnie każda faktura wysłana do systemu natychmiast otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny oraz znacznik czasu. Dokument zaczyna żyć własnym życiem w państwowej bazie danych, a każdy błąd – nawet literówka w nazwie kontrahenta – wymusza wdrożenie oficjalnej procedury korygującej.

Pojawiają się też pytania wynikające ze zmiany dotychczasowych nawyków oraz pierwszych doświadczeń z systemem. Dotyczą one m.in. braku możliwości prostego wycofania dokumentu po jego wysłaniu, kwestii związanych z datowaniem faktur czy pojedynczych przypadków dokumentów wystawionych omyłkowo, które wymagają dodatkowej weryfikacji – wskazuje ekspertka IFIRMA.PL.

Choć administracja skarbowa uspokaja, że bieżący rok jest okresem przejściowym i nie będą nakładane kary za błędy w obsłudze systemu, to sama mechanika KSeF wymusza na firmach żelazną dyscyplinę. Przedsiębiorcy muszą też radzić sobie z incydentalnymi problemami wydajnościowymi infrastruktury, szczególnie w momentach kumulacji obowiązków sprawozdawczych.

Pojawiają się również sygnały o wolniejszym działaniu systemu w momentach większego obciążenia, jednak obecnie nie są to już kwestie dominujące. Ważniejsze staje się raczej to, jak firmy organizują sobie pracę wokół KSeF i jak szybko oswajają nowe zasady – zaznacza rozmówczyni money.pl.

Wdrażanie KSeF zbiegło się w czasie z naturalnym, wiosennym natłokiem obowiązków księgowych, co dodatkowo obciążyło biura rachunkowe. Przedsiębiorcy, zamiast analizować ogólne założenia ustawy, zaczęli weryfikować, jak nowe prawo wpływa na ich specyficzne modele biznesowe. Administracja państwowa stara się odpowiadać na to zapotrzebowanie, uruchamiając całodobowe infolinie oraz specjalne stanowiska w urzędach skarbowych, jednak to praktyka gospodarcza weryfikuje przepisy najskuteczniej.

– Równolegle widać, że przedsiębiorcy szukają obecnie nie tyle ogólnych wyjaśnień, ile konkretnych odpowiedzi dopasowanych do własnego modelu działania. Pytania nie skupiają się już na samym obowiązku, lecz na jego zastosowaniu w konkretnych przypadkach: jednoosobowa działalność gospodarcza kontra spółka, rachunki a obowiązek KSeF, usługi zwolnione, oznaczenia w ewidencjach oraz sposób postępowania przy różnych rodzajach sprzedaży – analizuje Joanna Łuksza.

Wątpliwości budzą między innymi kwestie limitów zwalniających z obowiązku. Ustawodawca przewidział bufor dla najmniejszych podmiotów, u których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza określonego progu. Haczyk polega na tym, że do tego limitu nie wlicza się sprzedaży na rzecz konsumentów (B2C) ani tej ewidencjonowanej na kasach fiskalnych. Co więcej, jednorazowe przekroczenie progu oznacza bezpowrotne wejście w tryb obowiązkowego KSeF dla wszystkich kolejnych dokumentów. Przedsiębiorcy muszą również opanować zasady działania w trybach awaryjnych, ucząc się, kiedy mogą wystawić fakturę offline i w jakim terminie mają obowiązek dosłać ją do centralnej bazy.

– To naturalny etap, bo firmy zaczynają rozumieć, że KSeF nie jest wyłącznie zmianą technologiczną, ale też organizacyjną, która wpływa na codzienny rytm pracy – dodaje kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL.

Resort finansów nie zamyka jeszcze architektury systemu. W odpowiedzi na postulaty rynku, w nadchodzących miesiącach planowane jest wdrożenie kolejnych funkcjonalności. Wśród zapowiadanych nowości znajduje się między innymi uproszczenie procedury zgłaszania tak zwanych faktur scamowych z poziomu interfejsu API, co ułatwi pracę podmiotom korzystającym z zewnętrznego oprogramowania. Pojawić ma się również wyczekiwana opcja ukrywania dokumentów niepodlegających odliczeniu podatku VAT, a w dłuższej perspektywie – zbiorczy identyfikator do automatyzacji płatności.

Zanim jednak te udogodnienia staną się rynkowym standardem, biznes musi przetrwać pierwsze miesiące operacyjnego funkcjonowania w nowych realiach. Kalendarz dostarcza w tym zakresie naturalnych przerw, ale eksperci nie mają złudzeń, że faza adaptacji potrwa jeszcze długo.

– Rynek stopniowo się do tego dostosowuje, choć proces wdrożenia z pewnością nie jest jeszcze zakończony. Można oczekiwać, że okres świąteczny chwilowo ograniczy liczbę pytań i zgłoszeń, jednak po świętach temat najpewniej powróci z większą intensywnością, już w bardziej praktycznym i operacyjnym wymiarze – prognozuje w rozmowie z money.pl ekspertka.

Najbliższe tygodnie będą kluczowe dla oceny, na ile system stworzony przez administrację skarbową wpisuje się w realia prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Brak sankcji za błędy daje firmom cenny czas na naukę, ale nie zwalnia z obowiązku gruntownej przebudowy procesów zarządzania dokumentacją.

Warto przypomnieć, że droga do obecnego etapu wdrożenia była długa i wyboista. Już w styczniu skarbówka zapowiadała, że nie będzie karała przedsiębiorców za błędy związane z KSeF, co miało dać rynkowi psychologiczny komfort w okresie uczenia się nowego systemu. Ministerstwo Finansów wielokrotnie podkreślało, że priorytetem jest wsparcie firm we wdrożeniu, a nie natychmiastowa represja za niedoskonałości techniczne. Ta strategia wydaje się przynosić efekty – dane pokazują, że do systemu przystąpiło już ponad 311 tysięcy przedsiębiorców, co stanowi imponującą skalę transformacji cyfrowej polskiej gospodarki.

– To właśnie wtedy najlepiej będzie widać, czy KSeF staje się dla firm kolejnym standardowym narzędziem pracy, czy nadal pozostaje źródłem dodatkowych napięć organizacyjnych – podsumowuje Joanna Łuksza.

Robert Kędzierski, dziennikarz money.pl