Pamiętaj o obowiązku odbioru elektronicznej faktury!

W tradycyjnym rozumieniu faktura elektroniczna to dokument, który nie jest drukowany, a przesyłany do odbiorcy w formie elektronicznej w czytelnym i spójnym formacie, który spełnia wymogi stawiane przez ustawę o VAT. Nie ma natomiast znaczenia format pliku, w jakim zostanie zapisana i nie wymaga ona podpisu. Nadchodzące zmiany stanowiące efekt unijnej Dyrektywy 2014/55/UE traktują efaktury nieco inaczej.

Według zamieszczonej w dyrektywie definicji, faktura elektroniczna jest wystawiona, przesłana i odebrana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, umożliwiającym jej automatyczne i elektroniczne przetwarzanie.

Wykonawcy zamówień publicznych i instytucje zamawiające będą miały do dyspozycji Platformę Elektronicznego Fakturowania (PEF) – narzędzia przeznaczonego do przekazywania faktur i innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z zamówieniem. Dostęp do platformy będzie możliwy przez aplikacje webowe i aplikacje desktopowe (przeznaczone do zainstalowania na komputerze), dostarczone bezpłatnie przez dwóch wybranych brokerów. System jest częścią projektu „Platforma pośrednicząca elektronicznego fakturowania dla sfery finansów publicznych” realizowanego przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii. Jednocześnie przedsiębiorcy i odbiorcy efaktur mogą wyeksportować je do wygodnej w odczytywaniu zwizualizowanej formie.

Podmioty, które w zamówieniach publicznych są stroną zamawiającą muszą być gotowe od 18 kwietnia 2019 roku na przyjmowanie od wykonawców e-faktur zgodnych z podaną wcześniej definicją. Otrzymany dokument musi zostać wówczas rozpoznany automatycznie, przetworzony i zweryfikowany przez system informatyczny instytucji zamawiającej. Co w praktyce oznaczają nadchodzące zmiany dla sektora administracyjnego i jak się do nich przygotować?

Przede wszystkim podmioty składające zamówienia publiczne muszą w wyznaczonym terminie zyskać dostęp do Platformy Elektronicznego Fakturowania. Oznacza to, że należy założyć na niej konto. Ich własny system informatyczny również może zostać zintegrowany z platformą. Na stronie internetowej projektu: efaktura.gov.pl udostępniono dokumentację API służącą do integracji ERP z platformą obsługującą faktury. Prowadzone są jednocześnie bezpłatne szkolenia dla integratorów.

Sprawne wdrożenie nowych przepisów w instytucjach administracji publicznej ma niebagatelne znaczenie, ponieważ otwiera nowe szanse przed polskimi przedsiębiorcami. Efaktury przyczyniają się do ograniczenia kosztów ich funkcjonowania. Elektroniczne faktury to mniej zużytego papieru, a więc troska o środowisko. Nowy unijny system obsługi zamówień publicznych ułatwia także rodzimym firmom dostęp do zamówień publicznych na terenie całej Unii Europejskiej. Przełoży się to na wzrost konkurencyjności polskiej gospodarki.