Prezenty dla pracowników. Zobacz, ile pracodawca potrąci ci z wynagrodzenia

Z okazji Wielkanocy wielu pracodawców wręcza pracownikom bony zakupowe lub inne podarunki. Jednak nie za darmo - pracownik zapłaci od tego składki i zaliczkę na podatek dochodowy, przez co może na konto dostać mniej, niż otrzymałby, gdyby nie "prezent". Wyjątek stanowią świadczenia finansowane z zakładowego funduszu socjalnego, ale i to nie zawsze.

Choć prezenty kojarzą się w Polsce przede wszystkim z Bożym Narodzeniem, to również na Wielkanoc wielu pracodawców decyduje się na przyznawanie pracownikom dodatkowych benefitów. Jak wynika ze styczniowego badania "Potencjał rynku świadczeń pozapłacowych", przeprowadzonego przez ARC Rynek i Opinia na zlecenie Sodexo Benefits and Rewards Services, robi tak prawie połowa przedsiębiorców.

Najczęściej, bo w 39 procentach przypadków jest to forma pomocy socjalnej, w 29 - motywacji. - W wielu dynamicznie rozwijających się branżach, gdzie coraz trudniej utrzymać dobrych specjalistów, takich jak sektor IT czy telekomunikacyjny, świadczenia pozapłacowe stają się nieodzownym elementem oferty pracodawców - wyjaśnia Iwo Paliszewski, menedżer ds. marketingu w firmie rekrutacyjnej Grafton Recruitment. - Dziś pytanie nie brzmi: czy oferować pakiet świadczeń, ale jak go skonstruować, aby podobnie jak inne elementy wizerunku firmy, pozytywnie wyróżniał się na tle oferty konkurencji. Pracownicy jednak często oczekują innych form motywowania do lepszej pracy, niż te, które otrzymują od swoich przełożonych.

W 15 procentach przypadków benefity są po prostu formą dodatku do pensji. Co dziesiąty pracodawca natomiast przyznaje, że robi prezenty z obowiązku, a co piętnasty w ten sposób integruje podwładnych z firmą.

Niezależnie od motywów, z roku na rok kwoty przeznaczane w firmach na świadczenia okolicznościowe dla pracowników rosną. Jeszcze trzy lata temu "na głowę" przypadało 710 złotych rocznie, podczas gdy w 2014 roku było to już 787 złotych.

Jak wynika z badania przeprowadzonego przez ARC Rynek i Opinia na zlecenie Sodexo Benefits and Rewards Services, pracownicy w okresie świątecznym najbardziej chcieliby dostać bony na zakupy, przedpłacone karty lub dodatkowe dni wolne, oczywiście płatne. Mniej zainteresowani są dofinansowaniem sportu, rekreacji i kultury czy prezentami dla dzieci.

Niezależnie od tego, jakie prezenty świąteczne pracodawca zdecyduje się wręczyć, pracownikowi przyjdzie za to zapłacić z własnej kieszeni. Bo o ile firmę obciąży wartość prezentu, to obliczone od niej obowiązkowe składki i zaliczka na podatek pójdą już z kieszeni podatnika.

Kodeks pracy wynagrodzeniem nazywa nie tylko to, co jest zapisane w umowie, ale również "wszystkie świadczenia związane z pracą, przyznawane pracownikom w formie pieniężnej lub innej niż pieniężna". Każdy upominek świąteczny będzie więc traktowany jako składnik wynagrodzenia i oznacza, że w rzeczywistości pracownik zarobił więcej. Czym to skutkuje? Składki na ubezpieczenia i zaliczka na podatek będzie obliczona od wyższej kwoty, więc "na rękę" pracownik dostanie trochę mniej pieniędzy, niż dostała na przykład w lutym.

Przykład 1

- Na podobnej zasadzie działają również benefity, które pracodawca opłaca swoim pracownikom, niezwiązane ze świętami, na przykład popularne w polskich firmach karty Multisport, czyli dofinansowanie zajęć sportowych - tłumaczy Katarzyna Miazek, analityk Tax Care. - One również zwiększają kwotę wynagrodzenia i od tej podwyższonej są odprowadzane są składki.

Obciążenia można uniknąć, jeśli prezenty świąteczne sfinansowane były z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. To "wspólny worek", do którego pracodawca co roku wpłaca:

• 1093,93 złotych za każdego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach,
• 1458,57 złotych za każdego, wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
• 145,86 złotych za pracownika młodocianego w pierwszym, 175,03 złotych w drugim i 204,20 złotych - w trzecim roku nauki.

Z niego może wypłacać według uznania środki, które przeznaczy na działalność socjalną dla swoich pracowników, nie tylko od święta (na przykład dofinansowanie wypoczynku, szkół dla dzieci czy infrastruktury).

Nie wszyscy muszą jednak taki fundusz tworzyć. Zgodnie z ustawą, obowiązek ten mają pracodawcy, którzy:

• zatrudniają (w przeliczeniu na pełne etaty) przynajmniej 20 pracowników,
• prowadzą działalność w formie jednostek budżetowych lub samorządowych zakładów budżetowych, niezależnie od liczby pracowników.

Prezenty finansowane z funduszu są zwolnione ze składek społecznych. Nie trzeba też od nich płacić podatku, ale pod warunkiem, że ich wartość nie przekracza 380 złotych rocznie. Jeśli wynosi więcej, to nadwyżką trzeba już podzielić się z fiskusem. - Limit nie dotyczy jednak talonów czy bonów zakupowych. One bowiem są traktowane jako dodatek do pensji i podlegają opodatkowaniu w całości, a nie tylko od nadwyżki ponad 380 złotych - tłumaczy Katarzyna Miazek, analityk Tax Care. - Należy jednak pamiętać, że w pozostałych przypadkach te 380 złotych dotyczy zbiorczo wszystkich pracodawców, u których pracownik jest zatrudniony, nie zaś każdego z osobna.

Przykład 2

Bardzo istotne jest, żeby środki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych nie były rozdysponowane na zasadzie "każdemu po równo". Ideą tego funduszu jest bowiem dopasowanie pomocy socjalnej do indywidualnej sytuacji pracownika. Może się zatem zdarzyć, że jeden pracownik jest na tyle dobrze sytuowany, że świątecznych upominków nie otrzyma, a drugi dostanie więcej, niż pozostali (bo na przykład samotnie wychowuje dzieci). Zasady powinny być jasno sprecyzowane w regulaminie funduszu.

"Każdemu po równo" jest zaprzeczeniem idei pomocy socjalnej i ZUS może zakwestionować wydawane w ten sposób środki. Na skutek kontroli pracodawca może zostać wezwany do spłaty zaległych składek.

Wielkanocny "zajączek" to nie tylko gest dobrej woli pracodawcy, ale również forma optymalizacji podatkowej. Wydatki na prezenty mogą być bowiem potraktowane jako koszty uzyskania przychodu i dzięki temu pomniejszyć zobowiązanie wobec fiskusa.

Taka możliwość dotyczy jednak tylko przypadku, gdy wydaje na upominki pieniądze z własnej kieszeni. Środki wydawane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych nie podlegają bowiem odliczeniu od dochodu. - Zostały one już uwzględnione przez pracodawcę w momencie dokonania rocznego odpisu w wysokości 1093,93 zł - wyjaśnia ekspert Tax Care.