Zwolnienie przez maila. Oto w jaki sposób szef ma prawo wypowiedzieć umowę

Brak osobistego kontaktu z pracownikiem, który pracuje zdalnie z domu, utrudnił pracodawcom klasyczne zwalnianie, czyli osobiste wręczenie wypowiedzenia podwładnym. Wiele firm sięgnęło po nowe sposoby rozwiązywania umów z pracownikami poprzez maile. Czy zwolnienie wysłane przez kadry na firmową skrzynkę zawsze jest skuteczne?

Jeśli kurier nie gwarantuje dostawy dokumentów tego samego dnia, pracodawca nie może przewidzieć, czy w dniu doręczenia pracownik będzie pracował. Może zdarzyć się tak, że jest on na L4 lub właśnie wziął urlop na żądanie albo zgłosił opiekę nad dzieckiem z powodu zamknięcia żłobka czy przedszkola. W takich sytuacjach doręczenie wypowiedzenia co prawda będzie skuteczne, gdyż w polskim prawie pracy nie ma nieskutecznych zwolnień (poza wyjątkiem jakim jest zakaz zwalniania kobiet w ciąży), ale będzie wadliwe.

Pracownik, który otrzymał wypowiedzenie w dniu swojego urlopu, choroby lub innej usprawiedliwionej nieobecności, będzie mógł skutecznie odwołać się od tej decyzji do sądu, powołując się na art. 41 Kodeksu pracy. Przepis ten zabrania pracodawcy zwalniania pracownika w trakcie usprawiedliwionej nieobecności.

Zwolniony w ten sposób pracownik będzie mógł dochodzić od firmy w sądzie przywrócenia do pracy lub wypłaty odszkodowania, którego maksymalna wysokość to trzy miesięczne pensje.

Pracodawcy, chcąc uniknąć takich komplikacji, coraz częściej sięgają po narzędzia elektroniczne. Wypowiedzenia są wysyłane do pracowników mailem.

Kodeks pracy w art. 30 par. 3 sugeruje, ale nie nakazuje, by zwolnienie lub wypowiedzenie umowy o pracę było pisemne. Natomiast art. 781 kodeksu cywilnego stanowi, że dokument wysłany w formie elektronicznej jest równoważny z dopełnieniem formy pisemnej, pod warunkiem, że opatrzony jest kwalifikowanym (bezpiecznym) podpisem elektronicznym.

Pracodawca, który dysponuje bezpiecznym e-podpisem, może więc wygenerować pdf zawierający pismo ze zwolnieniem i wysłać go pracownikowi na służbową skrzynkę mailową. Mając dostęp do serwerów poczty, ma pewność i dowód, że pismo ze zwolnieniem zostało doręczone pracownikowi w sposób prawidłowy i skuteczny.

Z kolei by sprawdzić, czy pismo jest faktycznie podpisane bezpiecznym e-podpisem pracodawcy, podwładny może ściągnąć z sieci jeden z bezpłatnych programów do weryfikacji podpisów kwalifikowanych.

Jeśli wypowiedzenie sporządzone jest prawidłowo, zawiera wszystkie przewidziane prawem informacje, trudno będzie je podważyć. Jest to prawidłowy i dopuszczalny sposób zwolnienia.

Inaczej jest, gdy pismo do pracownika z wypowiedzeniem to zwykły skan dokumentu z oryginalnym podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej do zwalniania. Wówczas wypowiedzenie też jest skuteczne, ale wadliwe. Analogicznie zatem pracownik ma prawo do żądania przywrócenia go do pracy lub wypłaty odszkodowania, o którym mowa była już powyżej w tekście.

Również wypowiedzenia podpisane przez pracodawcę przy użyciu profilu zaufanego na platformie ePUAP nie są uznawane za prawidłowe, ponieważ taki podpis nie spełnia kryterium kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a więc nie spełnia też wymogu pisemności. Sytuacja jest podobna jak w przypadku wysłania pracownikowi zwykłego skanu pisma z oryginalnym podpisem pracodawcy.

Ze względu na nadzwyczajne warunki, jakie mają teraz miejsce na rynku pracy, pracodawca może też zwolnić pracownika ustnie przy świadku, np. podczas tele- lub wideokonferencji. Świadkiem takiego zwolnienia zwykle jest osoba, która ma uprawnienia do przetwarzania danych osobowych i dochowa poufności takiej rozmowy. Taka forma jest skuteczna, ale znowu nieprawidłowa.

Jednak, jak podkreśla Miłosława Strzelec-Gwóźdź, radca prawny i partner w kancelarii gpkancelaria.pl, zarówno zwolnienie ustne, jak i mailowe (te bez zachowania jego prawidłowej formy z e-podpisem) pracownika mogą być w obecnej sytuacji epidemiologicznej uznane przez sąd za usprawiedliwione. A to oznacza, że sąd nie przywróci pracownika do pracy ani nie orzeknie na jego korzyść odszkodowania.

Prawniczka prawa pracy dodaje też, że praktyka sądowa jest taka, że przywrócenia do pracy są obecnie niezwykle rzadko stosowane, jedynie w przypadku osób w wieku okołoemerytalnym, którym bardzo ciężko byłoby znaleźć nową pracę.

Zapisz się na nasz specjalny newsletter o koronawirusie.