Faktura dla zagranicznego klienta. W jakim języku?

W jakiej walucie oraz w jakim języku wystawić fakturę na rzecz klienta zagranicznego?

Polscy przedsiębiorcy coraz częściej wykonują zlecenia dla firm z siedzibą poza granicami naszego kraju. Transakcje tego typu są dokumentowane analogicznie do transakcji w Polsce (najczęściej fakturami), jednak trudno spodziewać się, by odbiorca towaru lub usługi chciał otrzymać dokument w języku polskim, zawierający kwotę do zapłaty w złotówkach. Czy istnieje zatem możliwość dostosowania faktur do oczekiwań klienta?

Transakcje zagraniczne mogą kwalifikować się do transakcji wewnątrzwspólnotowych (np. Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów), a także do transakcji zawieranych z podmiotami spoza Unii Europejskiej. Wówczas rozliczenie może wymagać dodatkowych obowiązków i elementów na fakturze, np. oznaczenia _ odwrotne obciążenie _ w przypadku sprzedaży usługi na rzecz odbiorcy z Unii Europejskiej. W takiej sytuacji to nabywca jest bowiem zobowiązany do rozliczenia podatku VAT. Ponadto, przedsiębiorca dokonujący takiej sprzedaży musi być podatnikiem VAT-UE zarejestrowanym w Polsce. Czy jednak te obowiązki mają związek z walutą na fakturze?

Dla waluty na fakturze nie ma znaczenia do jakiego rodzaju transakcji kwalifikuje się dana sprzedaż oraz czy przedsiębiorca jest podatnikiem VAT-UE. Nie jest także istotne która strona rozlicza VAT. Pod względem waluty przepisy pozostawiają wybór stronom transakcji.

Przedsiębiorca zarejestrowany w Polsce dokonujący transakcji z firmą zagraniczną, niezależnie od tego z jakiego kraju ta firma pochodzi, ma do wyboru trzy rozwiązania, jeśli chodzi o walutę:

1. wystawić fakturę w walucie obcej (np. euro, dolarach lub innej),
2. wystawić fakturę w złotówkach,
3. wystawić fakturę w złotówkach, zapisując na niej kwotę przeliczoną na obcą walutę.

Jednak mimo tych możliwości, jeśli nabywcą towaru lub usługi jest klient zagraniczny zapewne w większość przypadków pojawi się konieczność wystawienia faktury w walucie obcej. Z pewnością bowiem warto zadbać o wygodę klienta, któremu łatwiej rozliczyć transakcję udokumentowaną np. w euro. Ponadto, sama umowa z zagranicznym kontrahentem może zakładać zapłatę wynagrodzenia w walucie kraju, z którego pochodzi nabywca.

Co za tym idzie, w przepisach nie ma mowy o konieczności rozliczenia transakcji w złotówkach. Co więcej, walutę obcą w rozliczeniu można zastosować także wówczas, gdy obie strony transakcji pochodzą z Polski. Wystarczy, że z dowolnego powodu preferują obcą walutę.

Pewnym pośrednim rozwiązaniem jeśli chodzi o walutę na fakturze są dokumenty wystawione w złotówkach, które zarazem zawierają kwotę przeliczoną na obcą walutę. Wtedy kwoty wyrażone w złotówkach przelicza się na euro lub inną walutę stosując średni kurs podany przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego, poprzedzającego datę wystawienia dokumentu. Nie ma jednak pewności, że taki zapis ułatwi klientowi rozliczenie transakcji, gdyż mogą o tym decydować odrębne przepisy stosowane w jego kraju.

Np. polski przedsiębiorca kupując usługę od zagranicznego wykonawcy, do celów rozliczenia podatku dochodowego musi przeliczyć kwotę z faktury w obcej walucie na złotówki według kursu NBP z ostatniego dnia roboczego, poprzedzającego datę wystawienia dokumentu. Nie ma tutaj znaczenia, czy na fakturze figuruje jakaś dodatkowa kwota przeliczona według zasad i kursu stosowanych w innym kraju.

Bez względu na to które z wymienionych rozwiązań wybierze sprzedawca towaru lub usługi, polskie przepisy (§ 5 ust. 6 rozporządzenia Ministra Finansów)
wymagają, aby podatek wyrażać w polskich złotych. Przepisy mówią, że:

_ Kwoty podatku wykazuje się w złotych bez względu na to, w jakiej walucie określone są kwoty w fakturze. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza. _

Co to oznacza? Na fakturze wystawionej w obcej walucie, która zawiera VAT (tzn. nie zawiera oznaczenia _ odwrotne obciążenie _, czy stawki VAT _ np _ - _ nie podlega opodatkowaniu w Polsce _) trzeba zapisać podatek VAT w złotówkach. Według jakiego kursu?

Dla celów przeliczenia kwoty podatku VAT stosuje się kurs średni NBP danej waluty z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego VAT. Najczęściej obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, aczkolwiek niektórzy przedsiębiorcy mogą go wyznaczać według daty uzyskania płatności (przy stosowaniu metody kasowej).

Przeliczenia waluty należy dokonać również do celów podatku dochodowego, czyli np. ujęcia przychodu w KPiR. Jeśli faktura jest wystawiona w obcej walucie, zastosowany kurs i wynik przeliczenia zapisuje się na fakturze przechowywanej w dokumentacji sprzedawcy lub w załączniku do tej faktury.

Faktury w obcej walucie przeważnie dokumentują eksport. Często nabywcy z innych krajów oczekują, by nazwa przedmiotu transakcji i inne elementy faktury były zapisane w ich języku, np. angielskim. Czy taki dokument jest zgodny z prawem?

Ani Ustawa o VAT, ani Rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur nie precyzują języka faktury. Jedynie przepisy w sprawie prowadzenia KPiR mówią, że _ dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. _ Jednak kwestia języka na fakturze została w zeszłym roku doprecyzowana przez Ministerstwo Finansów.

W wydanej w 2012 r. interpretacji PT8/033/203/688/WCX/12/PT-694 ministerstwo powołało się na ustawę o języku polskim. Wniosek z interpretacji jest następujący: polski przedsiębiorca ma prawo wystawiać faktury w obcym języku, o ile klientem nie jest polski konsument. Innymi słowy, fakturę w obcym języku można wystawić na rzecz innej firmy (z dowolnego kraju) lub konsumenta spoza Polski.

Oczywiście, dla przedsiębiorcy prowadzącego Księgę Przychodów i Rozchodów oraz rozliczającego się w języku polskim, praktycznym rozwiązaniem jest stosowanie faktur w dwóch językach. Ponadto, organy podatkowe mogą wymagać przedstawienia faktur w języku polskim, dokumentujących zakupy od zagranicznego sprzedawcy. Tego typu dokumentów nie trzeba jednak tłumaczyć na bieżąco – wystarczy to zrobić na żądanie fiskusa.