Jak prowadzić dokumentację kadrową?

Artykuł 94 pkt. 9a Kodeksu pracy nakłada na każdego przedsiębiorcę obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych zatrudnionych. 

Przez pojęcie dokumentacji kadrowej należy rozumieć akta osobowe związane z zatrudnieniem danej osoby w zakładzie pracy. Każdy pracownik zgodnie z obowiązującym prawem musi mieć odrębne akta. 

• część pierwsza – A – zawierająca dokumenty związane z procesem rekrutacyjnym, tj. ubieganiem się przez niego o konkretne stanowisko pracy,
• część druga – B – zawierająca dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, 
• część trzecia – C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, 
• część czwarta – D – odpis zawiadomienia o ukaraniu lub inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Pracownik działu kadrowego, czyli kadrowa lub kadrowy, może zostać upoważniony do podpisywania dokumentów, w tym umów o pracę, świadectw pracy i innych. W takiej sytuacji kadrowa odpowiada za poprawność prowadzenia dokumentacji. 

Wszelkie zasady prowadzenia dokumentacji kadrowej każdego z pracowników zostały określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych. 

W teczce osobowej pracownika powinny się znaleźć kserokopie, nie oryginały dokumentów oraz ewentualnie ich odpisy, jakich pracodawca może żądać od zatrudnionego. Pracodawca może mieć jedynie wgląd do oryginałów dokumentacji lub sporządzić ich kopie albo odpisy. 

W aktach osobowych pracownika znajdują się takie dokumenty jak:

• W części A – kwestionariusz osobowy kandydata, kopie świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub innych dokumentów potwierdzających okresy umów, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, które wymagane są do wykonywania oferowanej pracy, świadectwa ukończenia szkoły, skierowania na badania lekarskie oraz orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku itp.
• W części B – umowa o pracę, pisemne potwierdzenie zapoznania się zatrudnionego z treścią regulaminu, informacją pracowniczą, treścią przepisów i zasad BHP, zakresem informacji, jakie są objęte tajemnicą służbową, zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP, kwestionariusz osobowy dla pracownika, oświadczenie zatrudnionego z prośbą o wypłatę pensji w gotówce, oświadczenie pracownika, który jest rodzicem, o zamiarze lub braku korzystania z uprawnień rodzicielskich, orzeczenie lekarskie związane z badaniami okresowymi i kontrolnymi, umowa o zakazie konkurencji, dokumenty związane z powierzeniem mienia pracownikowi, podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, dokumenty związane z urlopami itp.
• W części C – oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, kopia świadectwa wydanego świadectwa pracy, umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, o ile została zawarta, potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzanymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy, dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.
• W części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.

Wszystkie dokumenty powinny być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane. Każda z części akt pracowniczych powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Zarządzanie dokumentacją kadrową powinno obejmować zarówno jej gromadzenie i przechowywanie, jak i archiwizowanie – najdłużej przez 50 lat. Dlatego teczki osobowe powinny być wykonane z trwałych materiałów. Do podstawowych obowiązków przedsiębiorcy należy przechowywanie dokumentacji w sprawach wiążących się ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych zatrudnionych w warunkach, które nie grożą ich uszkodzeniem lub zniszczeniem. 

Brak dokumentacji kadrowej lub niewłaściwe jej prowadzenie może wiązać się dla pracodawcy z nałożeniem na niego kary grzywny nawet w wysokości 30 000 zł. Grzywna ta może zostać nałożona także w związku z nieprawidłowym przechowywaniem czy z tym, że dane wrażliwe nie są zabezpieczone przed wglądem przez osoby niepowołane.