Przyspieszenie cyfryzacji dokumentów w biznesie. Tego potrzebujemy

Co więcej, elektroniczne potwierdzenie tożsamości staje się coraz popularniejsze w sektorach wymagających określonych form uwierzytelnienia, np. potwierdzenia pełnoletności przy wynajmie samochodu lub zawieraniu zakładu bukmacherskiego.

Cyfryzacja dokumentów w polskim biznesie postępuje, ale wciąż mamy do czynienia z tzw. luką paperless. Zjawisko to polega na tym, że narzędzia do cyfryzacji dokumentów są wdrażane w ograniczonym, punktowym zakresie. To nie pozwala w pełni zrezygnować z papierowych dokumentów w organizacji, nawet tam, gdzie jest to prawnie dopuszczalne i technicznie możliwe.

Wciąż widoczna jest dysproporcja między powszechnym zastosowaniem podpisu elektronicznego a ograniczonym wykorzystaniem innych usług ekosystemu paperless. Według danych Asseco, aż trzy czwarte firm wdrożyło e-podpis (w tym 96 proc. kwalifikowany podpis elektroniczny), ale już tylko 16 proc. korzysta z platform do zarządzania dokumentami, a 3 proc. z narzędzi do elektronicznej identyfikacji tożsamości. Zdarza się, że wdrożenia obejmują jedynie wybrane działy, a w skrajnych sytuacjach nawet osoby.

Huby tożsamości i zmiany przepisów unijnych.

Mnogość rozwiązań służących do weryfikacji tożsamości stała się pewnym wyzwaniem dla dostawców usług, którzy chcieliby umożliwić wygodne przejście na model paperless swoim klientom. To sprawiło, że powstał nowy segment w zakresie cyfryzacji procesów - tzw. huby tożsamości. W tym kontekście swoją ofertę rozwiązań potwierdzania tożsamości w Polsce ma do zaoferowania również Asseco Data Systems, które w swoim e-ID Hub uwzględniło metodę bankową, wideo, jak i hybrydową weryfikację.

Elementem, który może stanowić czynnik rozwojowy dla tego typu narzędzi, jest projekt Europejskich Portfeli Cyfrowych Tożsamości, który został uwzględniony w nowelizacji rozporządzenia europejskiego eIDAS w czerwcu 2021 roku. W grudniu poinformowano, że Rada Unii Europejskiej przyjęła wspólne stanowisko w sprawie proponowanych przepisów dotyczących ram europejskiej tożsamości cyfrowej. Rozporządzenie, w którym wprowadzane są obecnie zmiany, ma zapewnić obywatelom i przedsiębiorstwom z krajów Wspólnoty powszechny dostęp do bezpiecznej i wiarygodnej identyfikacji elektronicznej oraz narzędzi uwierzytelniania.

Nowe metody zabezpieczeń

Fundamentem usług zaufania jest ich bezpieczeństwo. Rozwój komputerów kwantowych wiąże się z zagrożeniem, że ktoś wykorzysta ich ogromne możliwości obliczeniowe do rozszyfrowania asymetrycznej kryptografii. Aktualnie trwają prace nad nowymi algorytmami kryptograficznymi, które zostaną wdrożone w usługach zaufania i zastąpią obecnie stosowane rozwiązania. Pozwoli to na zapewnienie ochrony przed mocami obliczeniowymi komputerów kwantowych.

Znamy obecne zagrożenia, ale musimy być gotowi na to, co może przynieść przyszłość. W Asseco powołaliśmy grupę ekspertów, której celem jest przygotowanie naszej organizacji oraz świadczonych przez nas usług do migracji na algorytmy postkwantowe. Ważne jest, aby zwiększyć świadomość wśród przedstawicieli polskiego biznesu, jakie korzyści przynosi ta technologia.

Integracja e-podpisów w oprogramowaniu

Wzrost popularności narzędzi z zakresu cyfryzacji dokumentów dostrzegają producenci oprogramowania, w tym systemów ERP, zakupowych, do zarządzania umowami czy wynajmu nieruchomości. Coraz częściej integrują oni podpis elektroniczny w ramach swojego rozwiązania lub tworzą dodatkowe moduły, korzystając z narzędzi zewnętrznych.

Elektroniczne dokumenty wychodzą z silosów

Podpis elektroniczny i cyfrowy obieg dokumentów wciąż są domeną przede wszystkim działów finansów i księgowości. Tak wskazało aż 89 proc. respondentów badania Asseco. Na kolejnym miejscu znalazła się administracja i dział prawny - 85 proc. odpowiedzi. Usługi zaufania sukcesywnie zdobywają uznanie w kolejnych obszarach np. księgowości, gdzie przeszło połowa firm korzysta już zarówno z e-podpisu, jak i e-obiegu.

Biznes dostrzega potrzebę holistycznego podejścia do obiegu dokumentów. Przykładowo, tylko 13 proc. firm korzysta z podpisu elektronicznego wyłącznie w jednym obszarze, z kolei 63 proc. robi to w przynajmniej trzech obszarach. Narzędzie to wspiera przede wszystkim procesy sprzedażowe, logistyczne czy obsługę zakupów, a możliwości jego wykorzystania jest o wiele więcej.

Biznes czeka na e-doręczenia

W wielu polskich firmach trwają analizy i prace przygotowawcze do wdrożenia usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która jest brakującym ogniwem w obiegu e-dokumentów. Bez niej użytkownicy nie mogą nadawać ani odbierać listów poleconych drogą elektroniczną. Kwalifikowana usługa e-doręczeń jest równoważna prawnie z tradycyjną pocztową przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Prace rozwojowe polskiego operatora - Poczty Polskiej trwają, ale na rynku pojawiła się już zapowiedź oferty komercyjnej, między innymi Asseco Data Systems. Będzie ona bardziej dopasowana do indywidualnych wdrożeń i współpracy z systemami korporacyjnymi, umożliwiając komunikację również B2B oraz B2C.

Autorką artykułu jest Ewelina Chudy, Head of the Product Management Team i Organizational Office Manager of Trusted Economy Forum w Asseco Data Systems.

Artykuł powstał w ramach współpracy merytorycznej Akademii Biznesu Money z Asseco.