Niechciany powrót do biura. Co zrobić, gdy firma kończy z pracą zdalną?

Jak pandemia zmieniła nasze podejście do pracy?

Przed pandemią pracodawcy obawiali się, że pracownicy nie będą rzetelnie wykonywać powierzonych im obowiązków, pracując z domu. W wyniku wielu pandemicznych zmian okazało się jednak, iż szereg pracodawców stawia dziś na rozwiązania hybrydowe, czyli łączenie pracy zdalnej z tą stacjonarną w biurze.

Z punktu widzenia prawnego, ciekawe jest także to, że pandemia przyspieszyła zmiany w przepisach.

W Kodeksie Pracy: jedyną formą wykonywania czynności na rzecz pracodawcy poza zakładem pracy była dotychczas (i na dziś jest) telepraca.

Poza Kodeksem Pracy:

Funkcjonują jednak regulacje szczególne, jak ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych ("ustawa COVID"), która to ustawa w art. 3 wprowadziła wprost pojęcie pracy zdalnej. Zgodnie z tą regulacją – w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania.

Ale to nie koniec zmian! Obecnie procedowana jest duża zmiana w przepisach kodeksu pracy, wprowadzająca regulacje mające uporządkować zasady homeoffice i całkiem możliwe jest, że przepisy dotyczące pracy zdalnej wejdą w życie w marcu 2023 roku. Nowe przepisy uregulują pracę zdalną, ale i nałożą na pracodawców szereg obowiązków, między innymi:

1. zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
2. zapewnienie instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, a także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
3. pokrycie innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej,
4. zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkoleń i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania tej pracy.

Dlaczego oczekujemy teraz od pracodawców możliwości pracy zdalnej?

Wiemy już, że praca zdalna jest wygodna, zaś dzięki rozwojowi technologicznemu, w tym wielu komunikatorom umożliwiającym porozumiewanie się na odległość, możemy w każdym czasie skomunikować się z przełożonym i ustalić szczegóły powierzonego zadania.

Dodatkowo oszczędzamy czas i pieniądze, które wcześniej poświęcaliśmy na dojazdy; łatwiej pogodzić obowiązki domowe ze służbowymi. Homeoffice to też możliwość wykonywania obowiązków w elastycznych godzinach pracy.

Z drugiej strony wskazuje się na to, że homeoffice może zagrażać idei work life balance, bowiem mieszają się nam sfery prywatna ze służbową, a nadto bywa, że pracownicy są non stop online na łączach z pracodawcą czy klientami.

Powrót do biur z homeoffice - konieczność czy przeżytek?

Obecnie większość pracodawców powróciła do pracy stacjonarnej i/lub hybrydowej w swoich strukturach. Zgodnie z raportem "Oczekiwania, potrzeby i postawy pracodawców dotyczące pracy zdalnej" przygotowanym dla Związku Przedsiębiorców i Pracodawców w czasie pandemii, gdy praca zdalna dla wielu firm stała się koniecznością:

• 14 proc. ankietowanych wykonywała swoje obowiązki zdalnie,
• zaś kolejnych 20 proc. zarówno zdalnie, jak i stacjonarnie.

W ostatnich miesiącach blisko 8 na 10 osób znów pracuje stacjonarnie, niemniej co dziesiąty ankietowany wciąż pracuje głównie zdalnie, a drugie tyle hybrydowo (raport październik 2022). 

Praca stacjonarna nie jest na pewno jeszcze przeżytkiem, natomiast znacznie częściej pracodawcy starają się być bardziej elastyczni i wprowadzają rozwiązania hybrydowe. Z perspektywy pracodawcy, kluczowa kwestia to przejście z kultury obecności do kultury zaufania.

Część pracodawców bowiem wskazuje na problemy z egzekwowaniem obowiązków pracowniczych, z efektywnością pracy, czy na pojawiające się przypadki naruszeń obowiązków pracowniczych. Z drugiej strony, pracodawcy wskazują na korzyści:

• redukcja kosztów;
• zwiększenie wydajności pracownika;
• zadowolenie pracownika, które przekłada się na lepsze wyniki w pracy.

Trzeba zwrócić jednak uwagę na to, że praca zdalna także nie powinna być przymusem. W okresie pandemii izolacja pracowników, brak kontaktu z zespołem, odosobnienie i samotność zawodowa były wskazywane jako jedne z największych wad homeoffice.

Dużo będzie także zależało od specyfiki pracy: branże kreatywne, specjaliści – chcą pracować co najmniej hybrydowo i dla takich osób, powrót do biura z homeoffice to przeżytek, który może doprowadzić nawet do zmiany pracy.

Jak negocjować z pracodawcą, który oczekuje powrotu do biura?

Jak już wspominałam wcześniej, obecnie kwestie pracy zdalnej reguluje ustawa COVID-owa, zgodnie z którą to pracodawca jest dysponentem decyzji o powrocie pracownika z homeoffice, cyt.: "Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej".

Sytuacja zmieni się nieznacznie w przypadku wprowadzenia procedowanej nowelizacji kodeksu pracy, która wprowadzi pracę zdalną do ustawy. Zgodnie z planowaną nowelizacją, pracodawca będzie obowiązany uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy w trybie zdalnym, między innymi złożony przez:

• pracownicę w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Pracodawca nie będzie też mógł wnieść o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej przez te kategorie pracowników.

Zatem – jak negocjować na gruncie obecnego stanu prawnego? Myślę, że warto wskazać na to, że praca zdalna to lepsza efektywność oraz lepsza jakość wykonywanych obowiązków przez pracownika. Może warto także zaproponować pracodawcy rozwiązanie hybrydowe, w którym pracownik pracuje np. 2 dni stacjonarnie, zaś kolejne 3 dni zdalnie.

Należy także pamiętać o tym, że zlecenie pracy zdalnej jednemu pracownikowi, a pozbawienie takiej możliwości innego, może być przejawem dyskryminacji ze strony pracodawcy! Pracodawca, zlecając części pracowników pracę zdalną i jednocześnie odmawiając jej innym (lub odwołując część pracowników z pracy zdalnej), powinien kierować się obiektywnymi przesłankami. Jeśli pracownik uzna, że doszło do dyskryminacji, to może skierować sprawę do rozstrzygnięcia przez sąd.

Autorką jest Anna Poprawa, radczyni prawna, właścicielka kancelarii prawnej, autorka popularnego profilu na Instagramie "Poprawa o Prawie".